As reuniões semanais são a base para o alinhamento com a equipe, conforme os tópicos que seguem:
- analisar com o colaborador o rendimento da semana que passou;
- planejar a próxima semana, incluindo novas demandas e possíveis alterações das demandas atuais.
Uma reunião produtiva costuma ser rápida, ter um objetivo a ser alcançado e gerar algum tipo de ação futura. A comunicação entre profissionais ou membros de uma equipe, seja para planejamentos, tomada decisões ou limar conflitos, é fundamental. Confira algumas dicas:
Abra a reunião clarificando os objetivos - certifique-se de que todas as pessoas presentes agregam algo ao tema e que concordam no tempo proposto para a discussão. Deixe o objetivo e a pauta escritos e visíveis durante toda a reunião.
Permaneça de pé – Sempre que conduzo reuniões para clientes eu faço a condução de pé. Isso me permite evitar conversas paralelas (em função de meu posicionamento), observar os participantes (incentivando ou controlando a participação) e me ajuda a referenciar visualmente o objetivo escrito, quando o foco é perdido.
Utilize um relógio no centro da mesa – Um dos principais desafios para os condutores que são treinados e começam a aplicar as técnicas é o controle do tempo da reunião. Como sugestão, deixe um relógio grande no centro da mesa, visível por todos, para que todo o grupo seja conscientizado e se preocupe com o tempo.
Registre a memória da reunião – Para evitar que a conversa se perca ou fique prolixa, convém registrar as principais idéias discutidas na reunião e os próximos passos (com responsável e data).
Avalie o processo – Após a reunião faça uma pesquisa com os participantes sobre a mesma e seu processo de condução, pois isso o ajudará a aprimorar sua técnica.
Pauta
A definição de uma pauta na reunião é fundamental para que o assunto mais importante seja de fato discutido e as decisões sejam tomadas – o tema deve ser comunicado previamente a todos os participantes. Sem um foco principal, o assunto pode ficar disperso, fazendo com que os participantes se desinteressem.
As ATPCs têm a finalidade de promover o alinhamento de objetivos e maior comprometimento com metas propostas no planejamento escolar.
É muito importante existir o acompanhamento e a cobrança das ações que foram definidas. Sem estas ações, este encontro entre profissionais pode perder o efeito e a credibilidade. Uma medida eficaz neste sentido é a ata da reunião para documentar quais são as responsabilidades de cada um dos participantes sobre determinado projeto, bem como os prazos estabelecidos para as tarefas.
Para que as reuniões de ATPCs sejam mais produtivas evitaremos atrasos e conversas paralelas, a fim de manter o foco no alinhamento das atividades pedagógicas.
Para que as reuniões de ATPCs sejam mais produtivas evitaremos atrasos e conversas paralelas, a fim de manter o foco no alinhamento das atividades pedagógicas.
